أنظمة PDKS – نظام تتبع حضور الموظفين

ما هو PDKS وما معنى اختصاره؟

PDKS هو اختصار للعبارة التركية Personel Devam Kontrol Sistemi، أي نظام تتبع حضور الموظفين. وهو نظام يسجّل أوقات دخول الموظفين إلى العمل وخروجهم منه عبر جهاز PDKS، ثم يحوّل هذه البيانات من خلال برنامج PDKS إلى تقارير عن ساعات الدوام والعمل الإضافي والتأخير والغياب والإجازات. ويُعرف أيضًا بين الناس باسم نظام تتبع الموظفين أو نظام الحضور والانصراف.

تستغرق قوائم التوقيع الورقية وكشوف الدوام اليدوية وقتًا طويلًا وتكون عرضة للأخطاء. أما نظام PDKS فيجمع السجلات تلقائيًا، ويسهّل على إدارتي الموارد البشرية والمحاسبة التحضير لكشوف الرواتب.

كيف يعمل نظام PDKS؟

1. يمرّر الموظف بطاقته على الطرفية عند المدخل أو يُدخل رمز PIN.
2. يتحقق الجهاز من هوية الشخص، ويسجّل العملية بالتاريخ والوقت؛ وإذا كان متصلًا ببوابة دوارة أو قفل باب فإنه يسمح بالعبور.
3. تُنقل السجلات إلى البرنامج عبر الشبكة أو بالتنزيل من الجهاز.
4. يُجري البرنامج الحسابات اليومية والشهرية وفق قواعد الورديات والعمل المعرّفة.
5. يطّلع المديرون على التقارير، ويصدّرونها عند الحاجة لنقلها إلى نظام الرواتب.

صُمّم برنامج PDKS الذي طوّرته Sensör Yazılım بحيث يدير حسابات الورديات وساعات الدوام والإجازات مع أنواع مختلفة من الأجهزة. وللتفاصيل يمكنكم زيارة صفحة برنامج تتبع الموظفين.

أنواع أجهزة PDKS

PDKS بالبطاقات (RFID/NFC) — الطريقة الموصى بها لتتبع الدوام

يعمل ببطاقات Proximity أو البطاقات المشفّرة القائمة على RFID/NFC. وهو سريع وسهل التركيب، ولأنه لا يعالج بيانات بيومترية فهو الطريقة التي نوصي بها لتتبع الدوام. ويمكن الحد من خطر إعطاء البطاقة لشخص آخر بإجراءات مثل استخدام البطاقات المشفّرة، واشتراط البطاقة مع رمز PIN معًا، ودعم عمليات العبور بالكاميرات. للاطلاع: نظام PDKS بالبطاقات.

الطرفيات بالرمز السري (PIN)

تعمل بلوحة مفاتيح ولا تتطلب تكلفة بطاقات. ويمكن استخدامها وحدها أو كتحقق ثانٍ مع البطاقة؛ وهي مناسبة للفرق الصغيرة والبيئات التي لا تكون فيها البطاقة عملية.

الطرفيات البيومترية (البصمة، التعرف على الوجه)

تتطلب حضور الشخص بنفسه. غير أن هيئة حماية البيانات الشخصية التركية (KVKK) – قرار المبدأ رقم 2026/921 بتاريخ 29.04.2026 لا تَعُدّ معالجة البيانات البيومترية لغرض تتبع الدوام أمرًا متناسبًا (التفاصيل أدناه). ويتطلب استخدام هذه الأجهزة لأغراض أخرى، مثل الدخول إلى المناطق عالية الأمان، تقييمًا قانونيًا مستقلًا. ولمعلومات المنتجات يمكنكم زيارة صفحتي البصمة وأنظمة التعرف على الوجه.

مقارنة أجهزة PDKS

ما التقارير التي يوفرها PDKS؟

لا يكتفي برنامج PDKS المصمَّم جيدًا بسرد أوقات الدخول والخروج، بل يحوّل هذه البيانات الخام إلى معلومات ذات معنى للإدارة. ومن أكثر التقارير استخدامًا: قائمة الحضور اليومية، والمتأخرون والمغادرون مبكرًا، ومدد العمل الإضافي، والموظفون الذين لم يكملوا تسجيلاتهم، ومدد العمل حسب الوردية، وأرصدة الإجازات السنوية والاضطرارية. وتتيح التقارير القابلة للتصفية حسب القسم أو الفرع أو الوردية للمديرين رؤية مواطن الخلل بسرعة. كما أن استخراج التقارير بصيغة قابلة للنقل إلى برنامج الرواتب يقلل من إدخال البيانات يدويًا في المحاسبة ومن الأخطاء الناتجة عنه. ويحافظ مسار التصحيح بموافقة المدير على التسجيلات المنسية على موثوقية السجلات.

هل نظام PDKS قانوني؟

يُعدّ تسجيل ساعات العمل ممارسة معتادة لدى المنشآت؛ لكن لأن PDKS يعالج بيانات شخصية، تنشأ التزامات بموجب قانون حماية البيانات الشخصية التركي (KVKK). وتُعدّ البيانات البيومترية مثل البصمة والوجه بيانات شخصية ذات طبيعة خاصة. ولا يرى قرار المبدأ الصادر عن هيئة حماية البيانات الشخصية التركية (KVKK) برقم 2026/921 بتاريخ 29.04.2026 أن معالجة البيانات البيومترية لغرض تتبع الدوام تتوافق مع مبدأ التناسب؛ ويوضح أن الموافقة الصريحة لا تُعدّ قائمة على إرادة حرة بسبب طبيعة العلاقة بين صاحب العمل والموظف. ويوصي القرار بتفضيل طرق أقل تدخلًا مثل البطاقة المشفّرة أو رمز PIN أو بطاقة RFID/NFC أو التوقيع.

لذلك نوصي لتتبع حضور الموظفين بـطرفيات PDKS بالبطاقات (RFID/NFC) وبالرمز السري (PIN). ويتعلق القرار بتتبع الدوام؛ أما استخدام الأجهزة البيومترية لأغراض أخرى مثل الدخول إلى المناطق عالية الأمان فيتطلب تقييمًا قانونيًا مستقلًا. وننصحكم بالحصول على رأي مستشار قانوني بشأن التطبيق الخاص بمنشأتكم.

كيف تختارون نظام PDKS؟

• عدد الموظفين وعدد الفروع: هل هو موقع واحد أم بنية مركزية متعددة الفروع؟
• نظام الورديات: هل يوجد دوام ثابت أو ورديات متناوبة أو عمل ليلي؟
• بيئة العمل: تؤثر ظروف مثل الغبار والزيوت والقفازات والأماكن المفتوحة على اختيار قارئ البطاقات وهيكل الطرفية.
• الامتثال لحماية البيانات الشخصية: ينبغي في تتبع الدوام تفضيل الطرق بالبطاقات أو بالرمز السري التي لا تعالج بيانات بيومترية.
• الحاجة إلى التحكم في الدخول: هل سيكتفي الجهاز بالتسجيل، أم سيتحكم أيضًا في البوابة الدوارة أو الباب؟
• التقارير: التوقعات بشأن النقل إلى نظام الرواتب وإدارة الإجازات ومسار موافقة المدير.
• أمن البيانات: صلاحيات المستخدمين والنسخ الاحتياطي وسجلات الوصول.

على ماذا تعتمد أسعار أنظمة PDKS؟

• عدد الطرفيات ونوع الجهاز (بالبطاقات، بالرمز السري، بطاقة + PIN)
• عدد الموظفين ونطاق البرنامج
• عدد الفروع والحاجة إلى تقارير مركزية
• التكامل مع البوابات الدوارة أو أقفال الأبواب أو الحواجز
• التمديدات والبنية التحتية للشبكة وظروف التركيب
• التوقعات بشأن التركيب والتدريب والدعم المستمر

كيف يتم تركيب نظام PDKS؟

تُفحص أثناء المعاينة نقاط الدخول وتدفق الموظفين والبنية التحتية للشبكة، ويُحدَّد موقع الأجهزة. ثم تُركَّب الطرفيات وتوصَل بالشبكة، ويُثبَّت البرنامج، وتُعرَّف قواعد الورديات والعمل. وتُوزَّع بطاقات الموظفين وتُعرَّف رموز PIN عند الحاجة. وتُراجَع تقارير الشهر الأول معًا لضبط القواعد بدقة. ويمكن شحن الأجهزة خارج إسطنبول إلى 81 ولاية، ويُخطَّط للتركيب حسب كل مشروع.

الصيانة والدعم

ينبغي تنظيف سطح القراءة في الطرفيات بانتظام، وإلغاء البطاقات المفقودة فورًا، وأخذ نسخ احتياطية من قاعدة بيانات البرنامج، وحذف سجلات الموظفين الذين غادروا العمل. ونقدم دعم الخدمة الفنية عند حدوث مشكلات في الأجهزة أو البرنامج. وعند المفاضلة بين شركات PDKS، ننصحكم بتقييم دعم البرنامج وإمكانات الخدمة الميدانية معًا. ولطلب عرض سعر املؤوا النموذج أو راسلونا عبر WhatsApp.